Mentiones Legale

Confidentialité de l’information

1. OBJECTIF et CONTEXTE
   Produits chimiques CCC Limitée (CCC) recueille, conserve et utilise des renseignements personnels à propos de ses employés, ses clients, ses fournisseurs, ses contracteurs et autres avec qui elle entre en contact dans le cadre de ses activités commerciales.
   Le 1er janvier 2004, la loi fédérale sur la confidentialité, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) est entrée en vigueur pour toutes les entreprises commerciales dans toutes les provinces canadiennes n’ayant pas de législation similaire déjà en place. Cela a été fait dans un effort visant à balancer le droit à la confidentialité des individus et les exigences raisonnables des organisations. La LPRPDE régit le recueillement, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels obtenus dans le cours d’activités commerciales et établit 10 principes à observer afin de protéger cette information personnelle (adoptés dans la législation). Dans toute province où une législation similaire est déjà en place, cette politique est conçue de façon à se conformer avec une telle législation en autant que cela soit acceptable selon la perspective de la LPRPDE.
   CCC croit qu’il est important de non seulement se conformer à la LPRPDE et autres législations provinciales compatibles à la LPRPDE, mais également d’appliquer ces principes au traitement des renseignements personnels de ses propres employés.
   Attention : une confidentialité et une sécurité complètes ne sont pas possibles sur Internet. CCC vous avise qu’Internet n’est pas un milieu sécurisé et la confidentialité ne peut y être complètement assurée.
2. PORTÉE
   Cette politique s’applique à tous les employés de CCC, qu’ils soient employés à temps plein ou à temps partiel, sur une base régulière ou temporaire, ainsi qu’à tous les autres individus, incluant les tierces parties, qui pourraient avoir en leur possession un accès à des renseignements personnels.
3. DÉCLARATION DE POLITIQUE
   CCC s’engage à maintenir l’exactitude, la confidentialité, la sécurité et le caractère privé des renseignements personnels qu’elle a en sa possession et qu’elle divulgue à de tierces parties, que cette information concerne ses employés, ses clients, ses fournisseurs ou toute autre personne avec qui elle entre en contact dans le cadre de ses activités commerciales.
   De même, CCC s’attend à ce que tous ses employés se conforment aux principes de confidentialité énoncés dans la présente politique et qu’ils travaillent ensemble afin que CCC puisse satisfaire ses exigences en matière de confidentialité. Les employés ne doivent jamais recueillir, divulguer ou utiliser des renseignements personnels sans consentement préalable, ni contrevenir à l’une ou l’autre des sections de la présente politique.
4. DÉFINITIONS
   1. Les renseignements personnels comprennent toute l’information factuelle ou subjective, colligée ou non, qui identifie ou peut être manipulée afin d’identifier un individu. Cela comprend l’information sous toutes ses formes, telles que des adresses courriel personnelles, des numéros de cartes de crédit, des adresses de domicile, des numéros d’identification (p. ex. NAS, permis de conduire, numéro d’employé), l’âge ou la date de naissance, de même que l’information concernant l’état de santé d’une personne (p. ex. dossier médical), ses états financiers (p. ex. salaire, dossier de crédit) et l’information sur le rendement d’un employé (p. ex. commentaires et formulaires dans le dossier de l’employé), etc. Les renseignements personnels ne comprennent généralement pas l’information normalement fournie sur une carte d’affaires, telle que le nom, le poste, la compagnie, l’adresse de la compagnie, l’adresse courriel de la compagnie, le numéro de téléphone ou de télécopieur de la compagnie. Ils ne comprennent généralement pas non plus l’information personnelle qu’un individu recueille, utilise ou divulgue à propos d’un autre individu et destinée à une utilisation strictement personnelle, non commerciale.
   2. L’expression « activité commerciale » désigne « toute transaction particulière, toute activité régulière ainsi que tout comportement ou acte isolés qui revêtent un caractère commercial de par leur nature, y compris la vente, le troc ou la location de listes de donneurs, d’adhésion ou de collecte de fonds ». C’est la nature de l’activité et non la nature de l’organisation qui importe.
5. SOMMAIRE DES PRINCIPES DE CONFIDENTIALITÉ
   CCC s’engage à s’assurer que les principes suivants soient respectés :
   1. Responsabilité : CCC est responsable des renseignements personnels qu’elle a en sa possession, sous sa garde ou sous son contrôle. À cette fin, CCC s’engage à éduquer ses employés à propos de leurs responsabilités. De plus, lorsque nous recourons aux services de tiers de confiance pour agir en notre nom, nous nous assurons que ces tierces parties se conforment à cette politique. Des exemples de tierces parties comprennent les organisations avec lesquelles CCC travaille en ce qui concerne les assurances de notre flotte de véhicules, les avantages sociaux des employés ainsi que le système de paie. En outre, le directeur des ressources humaines a reçu le titre de « responsable de la protection des renseignements personnels » pour la compagnie et est responsable de voir à ce que l’organisation se conforme à la LPRPDE et aux autres législations provinciales en matière de protection des renseignements personnels compatibles avec la LPRPDE.
   2. Identification des fins: à moins que la finalité soit d’emblée évidente, CCC expliquera clairement à (aux) l’individu(s) identifié(s) la (les) fin(s) justifiant la collecte de renseignements personnels, avant ou au moment de la collecte.
   3. Consentement : CCC ne recueillera, n’utilisera, ne divulguera de tels renseignements personnels qu’avec le consentement et l’accord de l’individu, excepté lorsque requis et permis par la loi. Le consentement pourra être explicite ou, dans quelques circonstances, implicite, et pourra être donné par écrit, oralement, électroniquement ou indiqué par le comportement d’une personne, tel que l’utilisation incontestée d’un produit ou d’un service. CCC s’assurera également que les individus comprennent les implications de ne pas donner leur consentement, et quel avis serait requis si le consentement devait être retiré à un moment donné.
   4. Limitation de la collecte : CCC recueillera des renseignements personnels seulement via des moyens légaux et justes, limitant sa collecte aux seules informations nécessaires aux fins exprimées.
   5. Limitation de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation : les renseignements personnels ne seront utilisés qu’en vertu des fins pour lesquelles ils furent recueillis à moins qu’un consentement additionnel ne soit obtenu ou lorsque requis ou permis par la loi. Ils seront conservés aussi longtemps que les fins pour lesquelles ils furent recueillis le justifient ou tel que requis par la loi.
   6. Exactitude : les renseignements personnels seront conservés sous une forme aussi exacte, complète et à jour que nécessaire afin de servir adéquatement les fins pour lesquelles ils furent recueillis.
   7. Préservation : les renseignements personnels sont protégés par des mesures de sécurité physiques, procédurales et électroniques appropriées au type d’information recueillie. Les mesures de sécurité varieront en fonction de la sensibilité, du format, de l’emplacement, de la quantité, de la distribution et de l’entreposage de l’information. Elles pourraient inclure des cadenas dans le cas d’un entreposage physique, un accès restreint, des mots de passe et la formation d’employés affectés à la préservation.
   8. Disponibilité : CCC rendra accessible aux individus l’information ayant trait à cette politique et aux pratiques s’appliquant à la gestion de leurs renseignements personnels.
   9. Accès: sur demande, CCC informera un individu de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de ses renseignements personnels. Les individus pourront à tout moment vérifier l’exactitude et la complétude de l’information les concernant et demander à ce qu’elle soit amendée si cela est approprié.
6. RESPONSABILITÉ
   • Tous les employés, à la fois cadres et non cadres, sont responsables de se conformer à l’intention et aux principes de la présente politique en respect des renseignements personnels auxquels ils ont accès. Tout employé qui recueille, utilise ou divulgue des renseignements personnels sans consentement en contrevenant à la présente politique, ou qui enfreint n’importe quelle section de la présente politique, fera face à des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement.
   • Le « responsable de la protection des renseignements personnels » de CCC est responsable de s’assurer que CCC se conforme à la LPRPDE et à ses 10 principes de confidentialité, ainsi qu’aux autres législations provinciales en matière de protection des renseignements personnels compatibles avec la LPRPDE.
   • Il incombe au directeur des ressources humaines d’interpréter et d’apporter des changements à la présente politique. Révisé le 1er janvier 2017.

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